Table of Contents
1. Procedure
Deze procedure bestaat uit twee delen: het eerste deel bevat de formele regels, het tweede deel regelt de administratieve uitvoering en de aansluiting naar de Home Office Time Administration (Ref 3.1).
1.1 Toepassing
Deze regeling geldt voor het Bedrijf in <plaats> en is van toepassing zowel op personeel in permanent of tijdelijk dienstverband als op personeel in dienst van andere Bedrijf-kantoren dat tijdelijk gedetacheerd is in <plaats>.
Uitgezonderd van deze regeling zijn de werknemers die in het Bedrijfsrestaurant, "Communications Centre", de Receptie en bij Inspectie werken en voor wie een dienstrooster van z.g. wisseldienst of ploegendienst geldt.
1.2 Definities
1.2.1 Flexitijden
De periode tussen 07:00 en 09:00 uur (begin van de werktijd), tussen 12:00 en 13:30 (lunchtijd) en tussen 15:30 en 17:30 uur (einde van de werktijd) worden "flexitijden" genoemd.
1.2.2 Bloktijd
De tijd waarbinnen iedereen geacht wordt aanwezig te zijn (met uitzondering van de lunchpauze), loopt van 09:00 to 15:30 uur en wordt "bloktijd" genoemd.
1.2.3 Lunchpauze
De lunchpauze mag tussen 12:00 en 13:30 uur genomen worden, maar moet wettelijk minimaal een half uur per dag bedragen.
1.2.4 Standaard werktijden
Als basis geldt een normale arbeidsduur van 8 uur per dag en 40 uur per week. (zie Groene Boek Deel B punt 3.1 en 3.2) De standaard werktijden lopen van 08:15 tot 12:15 uur en van 12:45 tot 16:45 uur.
1.2.5 Diagram
Ter verduidelijking van de begrippen "flexitijd", "bloktijd" en "standaard werktijden" dient het volgende schema:
1.3 Algemene Regels
1.3.1 Begin- en eindtijden
De employé kan het begin van zijn werktijd bepalen op een tijdstip in de flexitijd tussen 07:00 en 09:00 uur en kan de werkzaamheden beëindigen tussen 15:30 en 17:30 uur.
1.3.2 Minimum werktijd
De minimum werktijd bedraagt 6 uur per normale dag.
1.3.3 Maximum werktijd
De maximum werktijd bedraagt 10 uur per normale dag.
1.3.4 Urensaldo
De gewerkte uren worden dagelijks zowel positief als negatief gesaldeerd ten opzichte van de normale arbeidsduur van 8 uur per dag. Het totale positieve saldo mag niet groter zijn dan 40 uur. Een saldo van meer dan 40 uur zal automatisch worden teruggebracht tot 40 uur.
Het totale negatieve saldo mag niet groter zijn dan 10 uur. Negatieve saldi boven de 10 uur kunnen voor het meerdere worden aangeduid als ongeoorloofd verzuim. Dit verzuim kan - zulks ter beoordeling van de "Cost Center Manager", in overleg met het Hoofd Personeelszaken - aanleiding geven tot uitsluiting van de mogelijkheid tot deelname aan de regeling van flexibele werktijden met vaststelling van een standaardwerktijd voor betrokkene en de verplichting tot inhalen van de verzuimde uren.
Bij herhaalde ongeoorloofde afwezigheid kan worden overgegaan tot ontslag met verrekening van een eventueel negatief saldo met het salaris.
Een positief of negatief saldo kan alleen maar worden weggewerkt door respectievelijk korter of langer te werken met inachtneming van de bepalingen van deze procedure. Verrekening in geld, overwerk of verlof is, behalve wanneer door de direktie goedgekeurd, niet mogelijk.
1.3.5 Overwerk
De bestaande Overwerkregeling, zoals vermeld in Deel B punt 9.0 in het Groene Boek, blijft gehandhaafd.
Overwerk op werkdagen, maandag tot en met vrijdag, gaat in na het vervullen van de normale werktijd van 8 uur per dag of 40 uur per week en moet minimaal één uur bedragen.
Indien de arbeidstijd na de lunchpauze de 5½ uren overschrijdt, dan moet een verplichte pauze van een half uur worden genomen. Gewerkte tijd op zaterdag, zondag en officiële feestdagen wordt automatisch geregistreerd als overwerk.
1.3.6 Registratieverplichting
Iedere employé is verplicht met de ter beschikking gestelde badge de dagelijkse werktijd te registreren.
Deze registratie dient als volgt te gebeuren:
- bij het begin van de werkdag,
- aan het eind van de werkdag
In- en uitklokken bij het begin en aan het eind van de lunchpauze is verplicht voor:
- employés die van plan zijn een lunchpauze te nemen van meer dan een half uur,
- employés die het gebouw verlaten.
Een half uur (wettelijk minimum) dan wel de werkelijk gebruikte tijd zal op het dagsaldo in mindering worden gebracht.
1.4 Afwezigheid
1.4.1 Is men de gehele dag afwezig wegens ziekte of dienstreis, dan wordt de dag voor 8 uur gerekend.
1.4.2 Is men ten gevolge van ziekte, dienstreis of doktersbezoek een deel van de dag afwezig en men betreedt of verlaat het kantoorgebouw gedurende de bloktijd (09:00-15:30 uur), dan zal de werktijd voor die dag niet meer dan 8 uur zijn.
1.4.3 Bij afwezigheid wegens vakantie, buitengewoon verlof of snipperdag telt een hele dag voor 8 uur of een halve dag voor 4 uur.
Indien men 's morgens verlof neemt, moet men uiterlijk om 13:30 uur op het werk zijn. Indien men 's middags verlof neemt, kan men alleen in overleg met de afdelingschef voor het einde van de ochtendbloktijd vertrekken.
1.4.4 De regeling met betrekking tot ziekte, zoals vermeld in Deel B punt 11.0 in het Groene Boek, blijft gehandhaafd. Bij behandeling door een specialist dient de employé het formulier Declaratie Werkverzuim, verkrijgbaar op de afdelingen Personeelszaken/Accounting, in te vullen aangezien de bedrijfsvereniging dit verzuim vergoedt. Dit formulier dient in tweevoud met de tijdbrief te worden ingeleverd.
1.5 Aanvullende Bepalingen
1.5.1 Beperkingen
Indien dit, bij uitzondering, voor de werkzaamheden wenselijk wordt geacht, kan de "Cost Center Manager" beslissen dat de employé op een bepaald tijdstip in de flexitijd aanwezig dient te zijn.
1.5.2 Verzuimd te registreren
Heeft men door een vergissing 's morgen verzuimd de aanvangstijd te registreren, dan wordt men geacht aangevangen te zijn bij het begin van de bloktijd.
Heeft men verzuimd de vertrektijd te registreren, dan wordt men geacht vertrokken te zijn bij het einde van de bloktijd.
Heeft men de badge vergeten, dan dient de employé zich bij de receptie te vervoegen.
De receptionist zal de aankomst- en vertrektijd noteren.
1.5.3 Part-timers
Part-timers kunnen van de flexibele werktijdenregeling gebruik maken in overleg met de afdeling Personeelszaken.
2. Administratieve Uitvoering
2.1 Toegangscontrole
Iedere employé heeft de beschikking over een "badge" van onderstaand model.
<geen voorbeeld beschikbaar>
Deze badge wordt gebruikt voor:
- toegangscontrole/tourniquets
- tijdregistratie
- betaling in het bedrijfsrestaurant
- toegang naar de garage via de hoofdingang.
Voor toegangscontrole en tijdregistratie zijn badge-lezers geïnstalleerd die worden bediend door de badge in de richting van de pijl in de desbetreffende gleuf te plaatsen.
Kantoorafdelingen zijn alleen toegankelijk via de tourniquets in de hal bij de hoofdingang.
Badges van personeel van beveiligde afdelingen, te weten het Communications Center (Telefoon en Telex), Computer Operations, Huisdrukkerij, Receptie en Bedrijfsrestaurant worden tevens voorzien van een code die toegang geeft tot de eigen beveiligde afdeling. Voor bepaalde projecten zijn aparte gecodeerde badges geïntroduceerd, die toegang geven tot beveiligd terrein.
Toegangsbevoegdheden, anders dan door de hoofdingang, worden toegekend door de Manager General Services, op voorstel van de desbetreffende "Cost Center Manager".
2.2 Tijdregistratie
De tijdregistratie vindt plaats middels terminals die zich in de lifthallen bevinden.
De terminal bestaat uit een ingebouwd afleesapparaat, een beeldscherm, een indicatievenster, alsmede vier bedieningstoetsen (komen, gaan, dienstreis en saldo). Op de terminal is de actuele tijd van de betreffende week zichtbaar in uren en minuten.
Om de aankomst- en vertrektijden te kunnen registreren, drukt men eerst één van de vier toetsen in; zij worden als volgt gebruikt:
daarna steekt men de badge in de gleuf van de terminal (tekst en pijl boven). De pijl geeft aan in welke richting dit moet gebeuren. In het indicatievenster verschijnt het symbool dat overeenstemt met het symbool van de toets die is ingedrukt.
De computer controleert of de gemaakte boeking juist is. Na een "komen-boeking" kan geen tweede "komen-boeking" worden gemaakt; na een "gaan-boeking" kan alleen een "komen-boeking" worden gemaakt.
Indien de boekingsvolgorde niet juist zou zijn, dan wordt men hierop geattendeerd door een geluidsignaal terwijl op het indicatievenster 
een verschijnt.
Is de kaart verkeerd gehanteerd, dan verschijnt een 
De dagelijkse routine voor elke employé bestaat uit twee boekingen:
- een "komen-boeking" bij het begin van de werkdag.
- een "gaan-boeking: bij het eind van de werkdag.
Een "gaan-boeking" en een "komen-boeking" aan het begin en aan het eind van de lunchpauze zijn verplicht voor:
- employés die van plan zijn een lunchpauze van meer dan een half uur te nemen,
- employés die het gebouw verlaten.
Na het insteken van de badge in de terminal verschijnt het saldo op het beeldscherm. Dit saldo is in beginsel de tijd die men over, dan wel tekort heeft ten opzichte van de normtijd van 8 uur per werkdag (voor part-time medewerkers geldt uiteraard een afwijkende normtijd).
Bij het beoordelen van het saldo moet men bedenken dat, aan het begin van elke werkdag, het saldo van de vorige werkdag is verminderd met de normtijd. Indien men dus 's morgens een "komen boeking" maakt, ziet men een saldo, waarbij men de uren nog moet tellen, die men die dag zal werken; deze uren moeten immers nog worden "verdiend". De tijd die men werkt wordt voortdurend bij het saldo geteld. Het volgende voorbeeld zal het bovenstaande verduidelijken.
| ma | di | wo | don | vrij | |
| Saldo op beeldscherm aan het begin van de dag | -8 | -7 | -7 | -9 | -9 |
| reeds gewerkte uren die dag | 5 | 5 | |||
| Tussentijdse opvraging saldo (door gele knop opgevraagd) | -2 | -4 | |||
| Gewerkte uren aan einde van de dag | 9 | 8 | 6 | 8 | 9 |
| Saldo aan einde van de dag | +1 | +1 | -1 | -1 | 0 |
Het saldo wordt elke zondag op 0 gezet. Het totale saldo van de flexitijduren zal op het "Weekly Time Report" worden weergegeven; bijlage 1
Indien men in verband met een dienstreis in de bloktijd binnenkomt, dan wel vertrekt, wordt er gerekend alsof men die dag op de standaard aanvangstijd (08:15 uur) is begonnen, respectievelijk op de standaard vertrektijd (16:45 uur) is geëindigd. Om dit in het systeem te verwerken gebruikt men de zwarte toets en steekt daarna de badge in de gleuf van de terminal. In het indicatievenster verschijnt het dienstreissymbool:
Het systeem herleidt de tijd van binnenkomst of vertrek naar respectievelijk 08:15 of 16:45 uur en past het saldo dienovereenkomstig aan.
2.3 Zwarte Knop
De zwarte knop wordt gebruikt bij afwezigheid wegens zakenreizen. Deze knop mag niet gebruikt worden in combinatie met andere knoppen, aangezien de computer zelf bepaalt of het een komen- of gaanboeking is.Als een zakenreis plaatsvindt vóór aanvang van de werkzaamheden, dan dient de employé bij aankomst in te klokken met de zwarte knop. De tijd van binnenkomst wordt wel geregistreerd, maar de werkdag zal worden berekend vanaf 08.15 uur.Gaat men op zakenreis gedurende de dag, dan dient men met de zwarte knop uit te klokken en wordt de werkdag berekend tot 16.45 uur, ook al wordt de juiste vertrektijd geregistreerd.Indien men op dezelfde dag nog terugkeert, dan klokt men in met de zwarte knop.
2.4 Normale Uren en Overuren
De gewerkte uren worden geregistreerd aan de hand van in- en uitklokken en weergegeven op het tijdrapport vanaf een binnenkomsttijd van 07:00 uur.Overuren die op het tijdrapport staan genoteerd, kunnen naar het spaarsaldo worden overgeboekt.Als overwerktijd naar de flexitijd wordt overgeboekt komt men niet in aanmerking voor de maaltijdvergoeding.Afwezigheidsuren wegens privé-omstandigheden worden afgeschreven ten laste van de flexitijd.Afwezigheidsuren ten gevolge van "overmacht" kunnen alleen met toestemming van de directie ten laste van de Company worden gebracht.
2.5 Inhaaldagen
Elk jaar wordt een aantal dagen aangewezen waarop het kantoor gesloten zal zijn. De employé kan deze dagen inlopen via zijn flexitijdsaldo, of hij moet een snipperdag opnemen. De data worden met de Ondernemingsraad overeengekomen en ruim van te voren bekend gemaakt.Indien het negatieve flexitijdsaldo hoger is dan 10 uur, moet de inhaaldag worden geboekt op jobnummer B0110 (vakantie).
2.6 Correcties
Correcties kunnen worden gemaakt volgens Art. 3.2.2 van de Procedure voor "Weekly Time Reporting"; Ref. 3.1.
3. Referenties
| Procedure numberr | Title | Level | |
| 3.1 | CM-MA-801N | Procedure voor 'Weekly time reporting' | 2 |
4. Bijlage
1. Weekly Time Report